Innhold
Å ha et effektivt arkiveringssystem kan spare deg for tid og energi når du har viktig informasjon som raskt må huskes fra et stort volum filer. Det er to typer arkiveringssystemer, de som bruker tall eller numeriske systemer, og de som bruker bokstaver, eller alfabetiske systemer. Det er viktig å lære hvordan du bruker disse systemene for å bestemme deg for det som er best for deg. Selv om det er flere kategorier, er det enkelt å forstå det grunnleggende i disse arkiveringssystemene.
Bestem hvilken type alfabetisk og numerisk system som vil fungere best for dokumenttypene du vil arkivere. Det er tre grunnleggende alfabetiske systemer å vurdere og fire tallsystemer, hvor det vanligste er desimalsystemet. De tre alfabetiske systemene er aktuelle, leksikon og geografiske.
Begynn med å definere det "aktuelle alfabetiske" systemet. Dette er også kjent som "ordbok" -systemet og er det enkleste å forstå. I dette tilfellet gir hver fil en tittel, og disse titlene er ordnet i alfabetisk rekkefølge fra A til Å. De er ikke gruppert i emner og har ikke kategorier, så dette systemet er vanligvis best for mindre mengder filer.
Forstå systemet "leksikon" eller "klassifisert". I dette systemet er det store overordnede overskrifter eller emner, for eksempel historie eller filosofi, som har mindre emner gruppert alfabetisk i seg. Hvis det er nødvendig, kan det være flere filer arrangert alfabetisk i disse underoverskriftene. I historien kan du for eksempel ha underoverskrifter med titler med flere tiår og inne i filene, filer som angir visse aspekter av historien, for eksempel teknologi eller krig. Disse underkategoriene kan fortsette til du føler at arkiveringssystemet er effektivt for deg.
Vurder å lære det "geografiske" systemet for dokumenter som inneholder informasjon om steder. På samme måte som leksikon-systemet, har dette systemet hovedkategorier som land eller stater med underkategorier som byer eller tettsteder som er arkivert i dem i alfabetisk rekkefølge.
Forstå i det minste det grunnleggende for desimale arkiveringssystemer. Dette er Dewey Decimal System som oftest brukes av biblioteker for å kategorisere bøker og referansemateriale etter anropsnumre. I dette tilfellet kan du ikke ha mer enn 10 kategorier på grunn av desimalbegrensningen for å bare bruke tallene null til ni. Disse ti kategoriene kan deretter deles inn i 10 tilleggskategorier så ofte som nødvendig på samme måte som det leksikon alfabetiske systemet fungerer.
Bryt ned desimalsystemet i enkle å lære biter. For eksempel krever det nåværende biblioteket ditt at du har tre desimaler slik at de ti kategoriene vil bli oppført som 000, 100, 200 og så videre, hver med en tittel. Inne i hver av disse vil det være underkategorier som 002 eller 103 til alle desimalene er blitt fylt. I dette tilfellet står 002 for en kategori på 000-tallet og 103 står for en kategori på 100-tallet. Dette systemet er bra for ekstremt store mengder informasjon, da desimalene kan utvides og legges til etter behov.